Tipps für den Stationsalltag

Frühbesprechung:

• Der Stationsalltag beginnt in der Regel mit einer Frühbesprechung
• Neuaufnahmen und besondere Fälle werden besprochen
• Pläne für den Tag werden festgelegt
• Ggf. Fortbildung

Erste Übersicht verschaffen:

• Nach der Frühbesprechung sollte man sich eine Übersicht über die eigenen Patienten auf Station und die anstehenden Aufgaben verschaffen
  • Je nach Stationsart erhält man ggf. eine Übergabe von der vorherigen Schicht
• Verläufe einsehen
• In neue Fälle einarbeiten

Kurvenvisite:

• Durchgehen der Dokumentation und Verlaufseinträge aller Patienten
  • In Fälle einarbeiten
• Vitalwerte, Laborwerte, mikrobiologische Befunde, Medikation und weitere Befunde durchsehen
• Weitere Diagnostik, Therapie und organisatorische Aspekte planen
• ToDo-Liste erstellen/ergänzen

Anmeldungen und Telefonate:

• Bei Bedarf erste Anordnungen treffen, z.B. Anpassung der Medikation oder Anmeldungen vornehmen (z.B. Laboruntersuchungen, radiologische Anmeldungen, etc.)
  • Wichtige Anordnungen und Anmeldungen sollten direkt nach der Kurvenvisite erfolgen, um Verzögerungen zu vermeiden
• Erste Telefonate mit anderen Fachabteilungen, dem Labor oder der Radiologie sind oft Teil dieser Phase des Morgens

Entlassungen:

• Patienten, die entlassen werden können, rechtzeitig entlassen, sodass diese nicht lange warten müssen und die Zimmer für die Neuaufnahmen vorbereitet werden können
  • Erstellung des Arztbriefes (im Optimalfall nur letzte Prüfung/Ergänzungen und Ausdrucken)
  • Absprache mit der Pflege
  • Organisation der Medikation
  • Entlassbesprechung mit dem/der Patient:in

Vorbereitung der Visite:

• Sorgfältige Vorbereitung, um die Visite effizient zu gestalten und die Patient:innen ausreichend gut informieren zu können (siehe Kurvenvisite)
• Vor der Visite ist es hilfreich, Themen, die besprochen werden sollten und notwendige Untersuchungen zu notieren, um diese in der Visite bei den jeweiligen Patienten strukturiert anzusprechen und durchzuführen. Weiterhin sollten erforderliche Aufklärungen vor der Visite vorbereitet werden, sodass diese direkt erfolgen können
• Besprechung mit der Pflege, um die aktuellen Probleme der Patienten zu kennen

Visite:

• Täglicher Besuch aller Patient:innen auf deren Zimmer (in Rehakliniken oder Psychiatrien kommen Patient:innen auch teilweise am Arztzimmer vorbei)
• Information des/der Patient:in über den Behandlungsverlauf und die nächsten Schritte
• Besprechung aktueller Probleme, Anliegen und Fragen des/der Patient:in
• Bedarfsabhängige körperliche Untersuchung
• Ggf. Durchführung von notwendigen Aufklärungen
• Ggf. Gespräch gemeinsam mit den Angehörigen
• Gemeinsame Besprechung des betreuenden ärztlichen und pflegerischen Teams sowie ggf. mit anderen Fachdisziplinen

Nachbereitung der Visite:

• Anmeldung geplanter Untersuchungen, Konsile und Maßnahmen
• Anordnung von Maßnahmen und Medikamenten und Rücksprache mit der Pflege
• Rücksprache mit Oberärzt:innen und anderen Fachdisziplinen
• Festlegung der nächsten diagnostischen, therapeutischen und organisatorischen Maßnahmen
• Strukturierte Dokumentation des gesamten Ablaufs der Visite, einschließlich der aktuellen Befunde und aller besprochenen und geplanten Maßnahmen (siehe Visitendokumentation)
  • Häufig erfolgt die Dokumentation auch erst am Ende des Tages

Neuaufnahmen:

• Im Verlauf des Tages neue Patienten aufnehmen
• Anamnese und körperliche Untersuchung
• Rücksprache mit dem/der Oberärzt:in
• Aufklärung(en) durchführen
• Medikamente ansetzen
• Erste diagnostische und therapeutische Maßnahmen anmelden und anordnen

Besprechungen:

• Tägliche Besprechungen, z.B. Röntgenbesprechung oder Tumorkonferenzen
• Dienen der Abstimmung und der Planung des weiteren Vorgehens bei komplexen Fällen

Besprechung mit dem/der Oberäzt:in und ggf. Oberarztvisite:

• Regelmäßiger Austausch mit dem/der Oberärzt:in
• Therapieentscheidungen abstimmen und schwierige Fälle besprechen
• Bei Bedarf Oberarztvisite für komplexere Patient:innen

Weitere Aufgaben:

• Telefonate führen
• Patienten aufklären
• Maßnahmen durchführen (z.B. Punktionen, Blutentnahmen, Zugang legen)
• Visitendokumentation bzw. Verlaufseintrag schreiben und ergänzen
• Rücksprachen mit anderen Abteilungen (Konsile stellen)
• Gespräche mit Angehörigen
• Notfälle managen
• PJ'ler:innen, Famulant:innen, Praktikant:innen und Blockpraktikant:innen teachen

Dokumentation und ToDo-Liste:

• Strukturierter Tagesablauf: Ein klarer und strukturierter Tagesablauf hilft dabei, alle Aufgaben zu erledigen und nichts zu vergessen. Eine gute Planung und die Nutzung von ToDo-Listen sind dabei hilfreich
• Wichtige Aufgaben priorisieren: Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Es ist meistens sinnvoll, die Must-Dos zuerst zu erledigen und eine klare Priorisierung zu haben. Neue Aufgaben sollten zunächst notiert und in die bestehende Priorisierung eingeordnet werden
• Tagesziel für jeden Patienten festlegen: Bei jedem Patienten sollte das wichtigste Tagesziel definiert werden, um bei allen Patienten Fortschritte zu erzielen und die wichtigsten ToDos zu erledigen
• Zeitkritische Aufgaben direkt erledigen: Zeitkritische Untersuchungen oder therapeutische Maßnahmen sollten direkt morgens angeordnet werden, um Verzögerungen zu vermeiden
• Aufgaben nicht aufschieben: Möglichst wenige Aufgaben sollten auf den nächsten Tag verschoben werden, da man nie weiß, wie der nächste Tag verlaufen wird. Untersuchungen für die nächsten Tage können ggf. bereits an vorherigen Tagen angemeldet werden
• ToDo-Liste erstellen und aktuell halten: Eine ToDo-Liste hilft, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten. Es bietet sich an, diese in Aufgaben, die Heute, Morgen und im Verlauf erledigt werden müssen, zu unterteilen, um einen besseren Überblick zu behalten. Die ToDo-Liste sollte für jeden Patienten einzeln angelegt werden. Es ist empfehlenswert diese in Word oder Excel zu führen, um die ToDo-Liste beim Löschen oder Verschieben von Aufgaben übersichtlich zu halten
• Checklisten für alle Prozesse: Checklisten sind eine große Hilfe, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Schritte eingehalten werden, insbesondere bei komplexen Prozessen wie der Kurvenvisite. Bei der Kurvenvisite kann z.B. eine Excel-Tabelle genutzt werden, anhand der die Punkte der Kurvenvisite (z.B. Vitalwerte, Labor, Medikamente) abgehakt und direkt in Excel dokumentiert werden. Am Ende des Tages kann die Dokumentation in das Patientenverwaltungsprogramm übertragen werden
• Standardisierte und einheitliche Dokumentation: Die Verwendung von Textbausteinen erleichtert die Dokumentation und sorgt für eine einheitliche Struktur. Wichtig ist jedoch, dass die Dokumentation immer an den individuellen Fall angepasst und noch einmal durchgelesen und überprüft wird
• Arztbriefe regelmäßig aktualisieren: Arztbriefe sollten im Verlauf des Aufenthalts immer wieder aktualisiert werden, um zu vermeiden, dass am Ende des Aufenthalts zu viel Arbeit anfällt

Organisatorisches:

• Aufgeräumter Arbeitsplatz: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und Computer erleichtern die Arbeit und helfen dabei, effizient zu bleiben. Wichtige Merkhilfen können ausgedruckt und sichtbar im Arztzimmer aufgehängt werden
• Telefonnummern speichern: Das Telefonieren gehört zu einer häufigen ärztlichen Tätigkeit. Die Kenntnis relevanter Telefonnummern ist sehr wichtig
  • Telefonnummern übertragen: Zu Beginn der Tätigkeit sollte man sich die wichtigsten Telefonnummern auf das eigene Handy abspeichern und übertragen lassen. Bei einigen Handys gibt es eine Übertragungs-Funktion. Es lohnt sich daher, die anderen Kolleg:innen zu bitten, deren Nummern gesammelt zu übertragen
    • Besonders wichtig sind in der Regel die folgenden Nummern: Reanimationsteam, Oberärzt:in, Pflege, Konsildienste, Pforte, Antibiotikateam, Apotheke, Sicherheitsdienst, andere Stationsärzt:innen, je nach Fachabteilung Funktionsbereiche (z.B. Herzkatheterlabor, Echo, OP-Koordination, etc.)
• Visiten zu festen Zeitpunkten: Die Visiten sollten nach Möglichkeit zu festen Zeitpunkten stattfinden, damit alle Patienten anwesend sind. Dies erleichtert den Ablauf und sorgt für eine bessere Planung

Kommunikation und Teamarbeit:

• Immer vorstellen: Man sollte sich immer mit Namen und Funktion vorstellen, um eine gute Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen
• Teamorientierte Kommunikation und Delegation: Die Kommunikation im Team sollte klar und respektvoll sein. Aufgaben müssen eindeutig delegiert und die Zuständigkeiten klar kommuniziert werden. Dabei ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten und sicherzustellen, dass die Aufgabe korrekt erledigt wurde
• Einbindung von PJlern und Famulanten: PJler und Famulanten können eine gute Unterstützung im Stationsalltag sein. Es ist sinnvoll, ihnen Aufgaben zu übertragen, die sie selbständig erledigen können. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass sie teaching erhalten und sich weiterentwickeln können
• Fragen stellen und Feedback einfordern: Fragen ist wichtig, insbesondere zu Beginn der Tätigkeit. Vieles lernt man am besten von erfahrenen Kolleg:innen. Zudem sollte regelmäßig Feedback gegeben und eingefordert werden, um die eigene Arbeit zu verbessern
• Gute Beziehung zur Pflege: Die Pflege kennt die Patienten oft sehr gut und ist eine wichtige Unterstützung im Alltag. Ein respektvoller Umgang ist entscheidend für eine gute Zusammenarbeit. Gleichzeitig sollte man jedoch auch bei Vorschlägen der Pflege immer selbst kritisch nachdenken
• Eindeutige, präzise und respektvolle Kommunikation: Wichtige Informationen sollten nicht nur dokumentiert, sondern auch direkt der Pflege mitgeteilt werden, damit diese nicht verpasst werden
• Offene und ehrliche Kommunikation: Nach schwierigen Situationen sollte im Team offen über diese gesprochen werden. Dies hilft, Belastungen zu reduzieren und die Teamarbeit zu verbessern
• Nicht lästern: Es sollte nicht über andere Mitarbeiter:innen oder Patient:innen gelästert werden. Viel wichtiger ist es, die eigenen Gefühle zu äußern und mögliche Probleme offen anzusprechen

Weitere Punkte:

• Vorbereitung auf den ersten Nachtdienst: Vor dem ersten eigenen Nachtdienst sollten wichtige Notfallnummern bekannt sein und die Gegebenheiten vor Ort klar sein. Zudem ist es hilfreich, die wichtigsten Notfallmaßnahmen (wie z.B. die Durchführung einer Bluttransfusion) vorher zu üben. Ggf. sollte man vor dem ersten eigenen Nachtdienst mit eine:r erfahrenen Kolleg:in im Nachtdienst mitlaufen
• Pausen machen und eigene Grenzen erkennen: Regelmäßige Pausen sind wichtig, um langfristig leistungsfähig zu bleiben. Es ist auch wichtig, nicht jede Aufgabe anzunehmen und bei Bedarf auch mal nein zu sagen
• Nicht zu sehr über Sprüche aufregen: Im Stationsalltag stehen die Patient:innen und das medizinische Personal häufig unter Stress und hohen Belastungen. Daher kann es zu Spannungen und unangemessenen Sprüchen kommen. Es ist ratsam, cool zu bleiben und sich davon nicht zu sehr aus der Ruhe bringen zu lassen. Es sollte stets versucht werden, eine möglichst professionelle Umgangsform beizubehalten
• Auf eigene Gefühle hören: Es ist auch wichtig, auf das eigene Gefühl zu achten. Hat man selbst oder eine andere Person im Team das Gefühl, etwas stimmt nicht, sollte man diesem weiter nachgehen
• Sorgen und Symptome ernst nehmen: Die Sorgen und Beschwerden der Patient:innen sollten ernst genommen werden und es sollte auf diese eingegangen werden

Der Tagesablauf, die To-Do-Liste und Dokumentationen wie die Visitendokumentation, Verlaufseinträge und Arztbriefe lassen sich effizient mit Excel gestalten. Was auf den ersten Blick kompliziert wirken mag, kann im Stationsalltag viel Zeit sparen.

Visitendokumentation optimieren

In Excel kann eine Checkliste für die Kurvenvisite sowie eine To-Do-Liste erstellt werden. So lässt sich Excel gleichzeitig mit der Patientenakte am Computer öffnen, wodurch die Checkliste in Excel parallel durchgegangen werden kann. Befunde können direkt in Excel eingetragen oder kopiert werden und To-Dos lassen sich flexibel eintragen, löschen oder verschieben. Dies erhöht die Übersichtlichkeit.

Ein großer Vorteil von Excel ist die Möglichkeit, Textfelder durch einfache Excel-Formeln zu kombinieren. So kann anhand der ausgefüllten Checkliste und der To-Do-Liste automatisch eine Visitendokumentation oder ein Verlaufseintrag generiert werden.

Zusätzlich können durch bedingte Formatierungen bestimmte Felder hervorgehoben werden. Beispielsweise kann ein Feld für die GFR-Werte definiert werden: Liegt die GFR unter einem bestimmten Wert, wird automatisch angezeigt, dass bei der Antikoagulation eine Dosisanpassung berücksichtigt werden sollte.

Beispiel:

Das unten dargestellte Beispiel zeigt eine Excel-Tabelle exemplarisch für eine Patientin mit Pneumonie.

Folgender Verlaufseintrag kann somit durch eine Kombination der Felder automatisch und schnell erstellt werden (je nach Patientenverwaltungsprogramm gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zur weiteren Formatierung, wie z.B. Fettmarkierungen):

Textbausteine

Mit Excel können Textbausteine dynamisch befüllt werden, was besonders bei der Erstellung von Arztbriefen hilfreich ist. Hierbei werden definierte Felder innerhalb des Textbausteins automatisiert eingefügt, wodurch sich die Effizienz erheblich steigern lässt.

Beispiel - Arztbrief TAVI:

Zuerst sollten die auszufüllenden Felder erstellt werden:

Anschließend kann der Textbaustein mit den Inhalten der Felder kombiniert werden. Hierzu kann eine einfache Excel-Formel genutzt werden.

Es lässt sich somit in kurzer Zeit folgender Text automatisch erstellen (die dynamischen Elemente sind grün markiert):

 Achtung

Ausgaben prüfen und Datenschutz beachten

Die erstellten Dokumentationen sollten genau durchgelesen und kritisch überprüft werden. Die Excel-Tabelle sollte nur auf dem Klinikrechner gespeichert werden. Es sollten alle datenschutzrechtlichen Anforderungen beachtet werden.